Un plan de data governance tiene un claro objetivo: establecer el entorno data adecuado para una mejor toma de decisiones. Es decir, una gestión activa y eficaz del ciclo de vida del dato para que de él se pueda obtener la máxima información posible.
Para ello, no basta con desplegar las herramientas que lo posibilitan: debemos ser capaces de coordinar todos los elementos que involucran la producción de datos en la empresa. Esto incluye tanto metodologías, como tecnología y personal a cargo. ¿Cómo hacerlo posible?
Objetivos del gobierno del dato
Mejorar cómo tomamos las decisiones que involucran el crecimiento de la empresa suena bien pero ¿únicamente desplegamos todo un plan para mejorar nuestros conjuntos de datos? Resumir un programa de data governance a este fin es dejar de mejorar aspectos vitales en la empresa como:
- Aumentar el valor del dato: los procesos desplegados aseguran que cualquier dato en nuestra organización, está basado en criterios de calidad, con todo lo que ello implica.
- Reducir riesgos al mínimo: un dato de calidad solo puede serlo si es seguro y no contiene errores, lo cual permite trabajar con él sin que tenga consecuencias imprevistas en este sentido.
- Reducir la fricción organizativa: la fricción se define como la pérdida de recursos por un desempeño poco eficaz en una tarea. Trabajar con datos sin coordinación entre los diferentes actores que lo producen, puede suponer que se intervenga en él restándole valor, y trasladando esta ineficacia al resto de plantilla que lo utiliza.
- Garantizar la transparencia de los procesos de producción de datos: un dato gobernado es un dato al que se le puede seguir su recorrido, conociendo cómo se ha producido y quienes han intervenido en él, de forma que esté perfectamente documentado y no produzca incertidumbre.
- Implicar a toda la plantilla: como consecuencia de los dos puntos anteriores, un buen plan de data governance tiene como resultado que todos los equipos conocen y son capaces de trabajar con datos, aunque no sepan a priori de dónde provienen (por procesos de IT, campañas de marketing / ventas, etc.).
- Reducir costes: un buen plan de data governance asegura que todo dato producido, es un dato válido. Este hecho reduce costes en el sentido de que no perdemos, ni hacemos perder tiempo a la plantilla en limpiar bases o producir datos de dudosa efectividad, además de reducir riesgos en las tomas de decisiones relevantes y, por tanto, evitar decisiones mal fundamentadas que produzcan pérdidas (de tiempo y dinero).
Cuándo necesitamos un plan de data governance
Dando un vistazo a los objetivos de un plan de gobierno del dato, ya nos podemos hacer una idea de los amplios beneficios que reporta, por lo que la respuesta más sencilla a cuándo necesitamos un plan de data governance es simplemente, al momento en el que trabajamos con datos y queremos obtener lo mejor de ellos en todo momento.
No obstante, a nivel organizacional y como medida de planificación, existen casos muy concretos en el que el data governance deja de ser una mejoría de los procesos a una necesidad imperante. Se da en los siguientes casos:
- Pasamos de bases de datos controladas a un entorno big data, en el que las fuentes de ingesta de datos son numerosas, los departamentos que trabajan en ellas diferentes entre sí, y se establecen diferentes tareas multifuncionales en torno a la gestión del dato.
- Contamos con la figura del arquitecto de datos, data scientist o cualquier otra labor relacionada específicamente con la gestión del dato, y que, en consecuencia, necesitan de un plan y de las herramientas adecuadas para llevarlo a cabo de forma ordenada.
- No conocemos la trazabilidad de los datos ni tenemos documentado o procedimentado el origen de cada uno de ellos, lo cual nos crea (o nos debe crear) cierta desconfianza sobre su validez.
- No tenemos coordinado ni integrado el ecosistema de herramientas y metodologías que actúan en la producción, gestión y explotación de datos de forma que es imposible contrastarlo y hay riesgo de duplicidades, accesos no autorizados, pérdidas de tiempo notable acudiendo a las diversas fuentes, etc.
- Debemos mejorar y asegurar el cumplimiento de la normativa legal respecto a los datos (RGPD, LOPD, etc.).
Cómo establecer un plan de data governance en 5 pasos
Tanto si queremos asegurar trabajar con datos de calidad, como si queremos poner orden en conjuntos caóticos en los que no se conoce de dónde proviene la información y si es 100% fiable, contar con un equipo que gestione el gobierno de datos es el punto de partida necesario para poder desplegar un plan de data governance sólido y duradero.
Los programas de data governance están diseñados para preparar reglas para una empresa en cuanto a gestión del dato y para poder solucionar cualquier problema que pueda surgir con respecto a los datos que se trabajan en la organización. También aseguran el cumplimiento de RGPD, informan sobre quiénes son los responsables de los datos y quiénes pueden trabajar sobre ellos. En estos programas debemos basar los cimientos de las siguientes fases del gobierno del dato:
#1 Determina el grado de ambición del proyecto
Insistimos en lo que supone data governance: el gobierno del dato implica todo proceso que se despliega desde que el dato se produce, hasta que se trabaja con él convertido en información. Por lo tanto, un gobierno integral supone intervenir en prácticamente toda la actividad de la empresa.
Según el grado de transformación digital en el que se encuentre la empresa (avanzado o por iniciar), se puede establecer un plan de forma integral, o interviniendo únicamente en las fases en las que nuestra organización resulte menos productiva.
También depende de las herramientas con las que ya trabajemos y el ecosistema data previamente existente: no es lo mismo coordinar y centralizar distintas herramientas que ya trabajan de forma eficaz en las diferentes fases del viaje del dato, que hacerlo con metodologías desfasadas, almacenes de datos caóticos y/o plantillas que desconocen la forma en la que la información les llega.
Con toda esta información sobre la mesa previamente, se puede diseñar una hoja de ruta clara, precisa y que tenga como objetivo final reducir costes y aumentar la eficacia.
#2 Detecta quiénes intervienen y trabajan con los datos
Tal como comentábamos en los objetivos, una de las finalidades del buen gobierno del dato es que todo departamento, toda persona implicada en la empresa en estos procesos, conozcan no solo cómo trabajar con los datos a su disposición, sino cómo se han producido y quiénes han intervenido el él.
Es por ello vital que estos actores del viaje del dato, para que se sientan cómodos y tengan la certeza que el dato es de calidad, se impliquen y se coordinen en la producción de información.
¿Quiere decir esto que desde marketing, deben tener conocimientos de IT o viceversa? Precisamente una de las finalidades del data governance es que toda la plantilla pueda trabajar con datos sin que sea “una partida de tenis”, en el que departamentos de diferente naturaleza se pasan los unos a los otros requerimientos que se retrasan por falta de entendimiento.
Así, conociendo estas necesidades, se pueden presentar en el plan de data governance herramientas cuya usabilidad y cómo presentan los datos a su usuario final, no requiera de conocimientos más allá de la rama en la que se trabaja.
#3 Crea roles, metodologías, responsabilidades y reglas respecto a la gestión del dato
Este paso va muy de la mano con el anterior. Una vez se tiene conciencia de quiénes intervienen en los datos en el día a día de la empresa, se debe “ordenar” esa intervención y aclarar posturas entre ellos, precisamente para que no exista esa “partida de tenis” antes referida o se generen multitud de correos para atender a una única petición.
¿Quieres una apuesta firme por el control y la producción de datos de máxima calidad? Tener las herramientas precisas es un primer buen paso, pero sin el compromiso no solo de la plantilla, sino de la dirección de la empresa, todo puede quedar en intenciones.
De nada sirve tener datos de calidad si no se sabe qué hacer con ellos, o quiénes son los encargados de obtener la información. Es por ello por lo que además de involucrar a toda la plantilla sobre la importancia del dato, se deben crear y especificar roles que mantengan “limpio” tanto el procedimiento como el resultado.
#4 Facilita herramientas y coordina las preexistentes
Ya lo hemos mencionado a la hora de hablar de las necesidades de aplicar un plan de data governance y en el primer paso: su planificación. La razón de tanta insistencia es por que es un paso clave para su consecución: el gobierno del dato debe facilitar el día a día de cada miembro de la plantilla. Por ello, de nada sirve si en vez de ahorrar tiempo y aumentar la productividad, tiene “de vuelta y media” a ciertos departamentos que, constantemente, deben intervenir en las bases de datos para limpiarlas de datos difusos o poco confiables.
Si estos datos llegan a las bases, es que algo no se está haciendo bien. Por tanto, un paso primordial es automatizar procesos con herramientas fiables que aseguren que cada dato es de calidad, a la par que esa automatización, libera el tiempo de quienes con anterioridad, se encargaban de limpiar las bases de datos.
Respecto a las herramientas con las que ya contábamos (CRM, programas financieros, herramientas externas de marketing, etc.), debemos ser capaces de aunarlas para hacer disponibles los datos que tramitan a quienes lo necesitan, a la par que “invisibilizarlos” a los que no, ya sea de forma on premise, híbrida o, aún más deseable para una mejor gestión, migrando los datos a cloud.
#5 Audita y sigue el recorrido del viaje del dato
Has planificado, has coordinado y has implementado las herramientas necesarias, ¿Qué faltaría para “blindar” nuestro plan de data governance? Pues algo tan sencillo como comprobar su eficacia.
Es tan sencillo como que cualquier miembro de la plantilla sea capaz no solo de identificar de dónde proviene y cuál es el sentido de los datos que trabajan, sino también los del resto de la corporación, sin que ello implique poder acceder a información sensible o confidencial.
También debemos tener bajo control la accesibilidad a los datos, en el sentido de que de nada sirve almacenar durante años información, si por obsoleta, por no ser visible o simplemente por no acudir a ella, no nos aportan beneficio. Los datos, tal como ocurre con los alimentos perecederos, caducan, y nadie quiere algo caducado junto a lo que considera útil y válido.
¿Es complicada la puesta en marcha de un plan de gobierno de datos?
Llegados a este punto del artículo, puede que estemos abrumados de todo lo que comporta un buen plan de gobierno del dato. No es para menos: hablamos de poder fiarnos y de poder obtener el máximo provecho de cualquier información salida de la actividad de nuestra empresa y sobre las que tomamos decisiones importantes para su crecimiento y competitividad.
No obstante, todo lo descrito es un detalle paso a paso, pero se puede resumir en dos claves que, nuevamente, dependen del grado de compromiso que quieras adquirir para con los datos de tu empresa y el estado de éstos:
- Asesoría experta: a priori, si no dispones del expertise o del equipo adecuado para ello, no es necesario que despliegues por tus propios medios el plan. La parte más importante de ello es adquirir el compromiso de la importancia que tienen los datos para la empresa y transmitirlo a la organización. El resto del plan puede quedar en manos de profesionales expertos en transformación digital que te guíen y asesoren en la medida que lo necesites, ya sea mediante servicios gestionados, proyectos llave en mano, mantenimiento y evolutivo, o mediante outsourcing.
- Herramientas especializadas: si dispones de un entorno caótico de datos o estás comenzando con el proceso de digitalización, contar con una suite de herramientas que bajo un mismo paraguas de gestión, te facilite todo el proceso de gobierno de datos puede ser más adecuado que “ordenar” una situación ya de por sí caótica.
Tener bajo control los datos que suponen el core de tu empresa puede ser más sencillo de lo que piensas. Lo que sí te podemos asegurar, es que no tener controlada la información que maneja el día a día de tu corporación es el verdadero problema que solucionar. ¿Quieres empezar hoy mismo?