Cómo obtener el máximo rendimiento de la transformación de datos en información válida para la empresa

El proceso de transformar los datos en información válida no se suele aplicar al 100% de los conjuntos disponibles en una empresa.

Se estima que tan solo el 12% de toda la información de la que dispone una empresa, se analiza y se aprovecha adecuadamente. Esta baja cifra significa que el 88% de la información restante queda sin aprovechar debido a un ineficiente proceso de transformación de datos en información válida, es decir, en información que se puede tratar, monetizar y resultar provechosa para el crecimiento de la empresa. ¿Cómo podríamos equilibrar estos porcentajes?, ¿cómo transformar la totalidad de los datos en información?

La importancia de una total transformación de datos en información

 

¿Te imaginas que solo consumiéramos el 12% de lo que gastamos en alimentación? Entre otras consecuencias nos enfrentaríamos a pérdidas económicas, de tiempo invertido, eficiencia… Este ejemplo de economía doméstica tiene su símil en la gran mayoría de las empresas, donde uno de sus activos más valiosos, -esos datos que forman parte de la llamada 4º revolución-, se desperdician quedando sin analizar.

Dentro de ese 88% de datos que, de media queda sin tratar, se incluyen horas de extracción, costes en campañas de captación, espacio de almacenamiento… recursos que, o bien por desconocimiento, o bien por falta de herramientas y procesos que faciliten su aprovechamiento, se acaban desechando o inutilizando.

Cuesta pensar que en nuestro día a día laboral, se está desaprovechando tal número de oportunidades, pero solo hace falta indagar en nuestros conjuntos de datos y, sobre todo, en los procesos mediante los cuales los obtenemos, para darnos cuenta de que existe potencial que no usamos.

Solo debemos hacernos una pregunta como ejemplo para darnos cuenta de la realidad a la que nos enfrentamos: si tuviera que informar ahora mismo sobre un nuevo producto, ¿a cuántos de mis contactos disponibles en marketing – ventas estaría 100% seguro que les podría interesar?

Podríamos pensar que, con acudir a los contactos obtenidos de campañas anteriores, por similitudes, lo tendríamos todo resuelto, pero ¿son esos contactos de la calidad suficiente como para obtener una rentabilidad inmediata?, ¿a qué porcentaje real estaría impactando eficazmente? Para que este resultado sea positivo, previamente deberíamos cribar la base de datos a tratar para que todos los contactos sean válidos en cuanto a la calidad de sus datos (que estén actualizados, con todos los campos necesarios completos, que hayan aceptado el envío de información, etc.), y además del tiempo invertido, el resultado puede ser que haya menguado su tamaño notablemente.

Si seguimos tirando del hilo de lo que esta respuesta nos ofrece, aún seguiríamos desvelando razones que nos acercan peligrosamente más al 12% de la media que al 88% que quedaría por aprovechar… ya que no hace falta centrar la pregunta en acciones de marketing – ventas: si acudimos al almacén de datos donde se encuentran los contactos registrados, ¿sabemos de dónde procede cada uno de ellos?, ¿conocemos su naturaleza y la razón por la que se encuentran allí?

Tampoco es cuestión de ser alarmistas: cuanto más crece una empresa, más aumentan los procesos que en ella se producen y con ello, la información que se recolecta, lo cual hace sencillo que, en determinados de estos procesos, se pierda parte del control. Es algo a lo que se enfrenta cada empresa, de ahí a que la media, lo natural, sea que ese “descontrol” se traduzca en un bajo aprovechamiento de la información.

Eso no quita que, solo por ser lo natural, deba ser la tónica general. Son las empresas que mayor crecimiento y competitividad ofrecen, las que invierten esfuerzos y recursos en mejorar los procesos que la distingan del resto, y en el caso del tratamiento de la información, ese 12% de media, representa una enorme oportunidad para quienes se decidan en firme hacerlo crecer hasta acercarlo o establecerlo en el 100%.

 

Cómo transformar la totalidad de los datos en información válida

 

La teoría suena genial: pasar del 12% de la información analizada y aprovecha a un 100% disponible, validada y trabajada, pero ¿cómo conseguirlo? Empresa data-driven. Estos dos términos son la clave.

Convertir una empresa en data-driven consiste en enfocarla en dar prioridad a los datos, orientarla a la consecución y visibilidad de los “smart data” (los datos que realmente poseen un valor estratégico para la organización), permitiendo de esta forma alcanzar notables ventajas competitivas y optimizando así el proceso de toma de decisiones que asegure el crecimiento empresarial.

¿Puede convertirse cualquier empresa en data-driven? Toda corporación que trabaje con datos es potencialmente válida para ser una empresa data-driven. Solo necesita seguir los procesos adecuados y acompañarse de asesoría experta en gestión de datos.

Auditar la gestión del dato

 

Lo primero ante toda mejora es conocer qué se está haciendo hasta el momento para ampliar o reducir ese margen. Puede que ya contemos con herramientas que nos facilitan la gestión, por lo que el proceso pasaría por optimizarlas, integrarlas o sustituirlas con la pertinente migración, o directamente que el concepto de gestión del dato no nos suene, por lo que habría que revisar de principio a fin el “viaje” del dato: cómo llega desde su productor hasta nuestras bases.

Mejorar el tratamiento big data

 

Una vez se han detectado los puntos fuertes y los puntos con margen de mejora, se debe actuar en ellos para optimizar todo el proceso de obtención y aprovechamiento del dato.

Llegados a este punto, conviene tener muy presente que en el proceso de la gestión del dato deben intervenir todos los agentes que componen la empresa: desde el departamento productor del servicio, hasta IT, ventas, marketing, RRHH, dirección, etc. Esto es clave a la hora de establecer dinámicas y herramientas que permitan que todos estos agentes productores de información puedan intervenir incluso a la vez en los conjuntos de datos sin que estos caigan en duplicidades o errores.

Asimismo, deben existir mecanismos de autocontrol o alertas que notifiquen o corrijan automáticamente estos posibles errores, a la par que “limpian” otros ya existentes.

Gobernar el dato

 

Tras la detección y aplicación de mejoras, toca el establecer con claridad el procedimiento del gobierno del dato: ese que nos va a permitir que de forma ágil, segura y cómoda, todos los datos existentes en la empresa se puedan presentar como información validada y lista para usar, es decir, el procedimiento que nos convierte en una empresa data-driven.

Este gobierno del dato implica que el ciclo del viaje de éste desde que se produce hasta que se transforma en información, esté en constante funcionamiento y revisión. De nada sirve contar con datos completos y actualizados si permanecen inmutables durante años (con riesgo por ello de que queden desactualizados u obsoletos), de ahí a que el buen gobierno del dato se realice con herramientas y sistemas cuanto más integradas y más automatizadas, mejor, ya que requerirán una menor atención de la que realmente precisa el proceso.

Elternativa: tu mejor aliado en el gobierno del dato

 

La consultoría previa es vital para establecer procesos data-driven en la empresa, ya que, a pesar de existir soluciones muy eficaces e intuitivas en el mercado como Talend Data Fabric, -que permite un total e integral gobierno del dato-, no le sacaremos el máximo provecho si no la integramos adecuadamente en los procesos diarios de nuestra empresa, implicando a cada miembro del equipo, lo cual significa tener en cuenta cada necesidad de cada tarea según se realice desde un departamento u otro.

Además, al menos que partamos desde cero en la implementación de herramientas y procesos (algo que solo ocurre si acabamos de comenzar nuestro proyecto empresarial), es natural que la herramienta seleccionada para la gobernanza del dato conviva con otras herramientas o sistemas ya implementados (servidores, almacenaje cloud, herramientas analíticas, etc.), que se han de integrar a la perfección para que no se pierda ningún proceso o información.

Para todo ello, desde elternativa no solo establecemos una metodología de tres pasos en la implementación de sistemas de gobernanza del dato en la que incluimos la instalación y configuración, la puesta en marcha y la posterior formación y acompañamiento, sino que previamente determinamos las necesidades que cada empresa tiene en base a su tamaño, jerarquía, las herramientas que dispone, y la posibilidad de aprovechamiento máximo de la información en sus procesos, incluyendo mejoras o alternativas que permitan ese 100% deseado de obtención de información empresarial.

Enternativa basa su enfoque data-driven en una metodología precisa para su puesta en marcha

¿Quieres ganar competitividad en base a cómo aprovechar al máximo los datos de tu empresa?, ¿quieres estar 100% seguro de las decisiones que tomas en base a esta información? Contáctanos, redescubre el valor de los buenos datos y convierte tu empresa en data-driven.